In deze les
- Tijdens zaakbehandeling een e-mail sturen of een samenwerking aanmaken.
- Uitleg over de SWF (samenwerkingsfunctionaliteit)
DSO-Samenwerkingsfunctionaliteit (SWF)
Het vragen van advies aan externe organisaties gaat via de SamenWerkingsFunctionaliteit (SWF).
Dit is een functionaliteit die verplicht is vanuit de DSO en een uniforme mogelijkheid geeft in alle VTH softwareapplicaties .
De SWF is te vinden onder de tegel ‘Samenwerkingen’ en is ook rechtstreeks vanuit de zaak te benaderen.
In de zoekbalk kan gezocht worden op een periode en/of een zoekterm. In het eerste tabblad staan openstaande samenwerkingen. Het tweede tabblad is een overzicht van de afgesloten samenwerkingen en het derde tabblad laat de notificaties zien.
Klik op de knop ’+Nieuw’ om een nieuwe samenwerking te starten.
Stappenplan 'Advies vragen via SWF'
Vul de titel (verplicht veld) en de overige gegevens die je wilt meesturen. Klik op ‘Opslaan’. Bij het rechtstreeks vanuit de zaak aanmaken, wordt er informatie uit de zaak overgenomen.
De samenwerking krijgt nu een nummer en een status.
Ga naar tabblad ‘deelnemers’, klik op ‘nieuwe deelnemer’ en zoek de gewenste organisatie in de lijst. Het is mogelijk om meerdere deelnemers toe te voegen.
Ga nu naar tabblad ‘Gekoppelde aanvraag’, koppel de zaak waar het advies betrekking op heeft aan de samenwerking. Er kan 1 zaak worden gekoppeld aan een samenwerking.
Je kunt vervolgens naar het tabblad ‘documenten’, klik op ‘+Nieuw document’ en je krijgt een overzicht van alle documenten die in het digitaal dossier van de zaak staan. Kies de documenten die je wilt toevoegen aan de samenwerking en klik op ‘+Toevoegen’.
Ga tot slot naar tabblad ‘actieverzoeken’, klik op ‘+Nieuw actieverzoek’, kies de ontvanger, vul de titel en het bericht in en klik op ‘Opslaan’. Het actieverzoek (de vraag om informatie) is verzonden naar de externe organisatie.
- Een actieverzoek is een bericht heen, en een bericht terug. Daarna kan het actieverzoek worden gesloten.
- Er kunnen meerdere actieverzoeken zijn in 1 samenwerking, en meerdere samenwerkingspartners
- De samenwerking heeft betrekking op 1 zaak
- De initiërende organisatie sluit de samenwerking af, dit is voor alle partijen van belang, zodat het verdwijnt uit ieders werkvoorraad. Vergeet daarom niet de samenwerking te sluiten als het klaar is.